Las Tablas Dinámicas son tablas que resumen y organizan grandes cantidades de datos que se alojan en otra tabla. Son muy útiles para analizar rápidamente cantidades masivas de datos. Y son muy fáciles de construir.
Ante esto, nos encontramos con una potente herramienta que nos permite solucionar problemas cotidianos en nuestro ámbito de trabajo, proporcionándonos información más clara y específica.
Todas las personas que trabajan a nivel administrativo deberían manejar correctamente el proceso de construcción de Tablas Dinámicas.
“Una Tabla Dinámica es una tabla que resume y organiza otra tabla que contiene muchos datos”
¿Qué características tienen las Tablas Dinámicas?
Son muy versátiles y flexibles, lo que nos permite:
- Explorar la información de forma rápida y precisa
- Resumir grandes series de datos
- Identificar patrones y tendencias
- Obtener reportes más precisos y específicos
- Mejorar la toma de decisiones
¿Con qué programas hago Tablas Dinámicas?
Para construir una Tabla Dinámica se necesita un software que construya planillas de cálculo. Por ejemplo:
- Hojas de cálculo de Google
- Microsoft Excel
¿Cómo se utiliza una tabla dinámica?
Una vez construida la Tabla Dinámica, sólo resta leer la información que brinda. Como se afirmó anteriormente, estas tablas resumen y organizan grandes cantidades de datos.
Las Tablas Dinámicas, siempre se construyen en base a una necesidad de información precisa.
Veamos el proceso que tiene que suceder:
- El usuario cuenta con una tabla que contiene muchísimos datos. Esta tabla, por si sola no proporciona ninguna información precisa.
- Surge una necesidad puntual de información.
- Se construye la Tabla Dinámica y se obtiene la respuesta deseada.
- Luego, es posible hacerle cambios a la Tabla Dinámica para mejorar la información proporcionada.
Lo más importante: “Tener bien en claro qué preguntas queremos responder con una tabla dinámica”
Las tablas dinámicas son una herramienta tan flexible y poderosa que antes de construirlas, deberíamos tener claro qué información queremos obtener, o en otras palabras, qué preguntas queremos responder utilizando los datos de la tabla principal.
Lo más común es que se posea una tabla con muchas columnas y filas con registros. Estas inmensas bases de datos nos pueden abrumar a primera vista. Por eso, antes que nada debemos tener en claro ¿Qué queremos preguntarle a esa base de datos? o ¿Qué información queremos extraer de los datos que ya tenemos?
Por ejemplo, si poseemos una base de datos de ventas de una empresa que vende productos de distintas categorías en varios países de América, algunas posibles preguntas que podríamos hacer serían:
- ¿Cuál fue el total vendido en Argentina en agosto de 2020?
- ¿Cuántas unidades se vendieron durante el año 2021?
- ¿Cuál fue el promedio de pedidos de la categoría de electrodomésticos?
- ¿Cómo evolucionó la venta de la categoría de muebles desde el año 2020 al año 2022?
- ¿Cuáles productos no se vendieron en Argentina y Perú en el 2021?
- ¿Cuál fue el mejor trimestre de ventas para Colombia durante el 2020?
- ¿Cuál fue el producto menos vendido en Brasil durante 2019?
- ¿Cuál fue el ranking de ventas por países en 2021?
IMPORTANTE: Las preguntas surgen mientras observamos minuciosamente la base de datos. Y lógicamente, al vernos abrumados por tanta información, fluyen naturalmente las necesidades de información resumida.
¿Cuál es la diferencia entre una tabla y una tabla dinámica?
Una Tabla es un conjunto de datos mostrados en filas divididas en columnas. Por ejemplo, en cada fila se registra una venta de un negocio. La información que provee la misma se divide en columnas, por ejemplo la fecha, el producto vendido, la cantidad vendida, el precio unitario, el total, etc. Generalmente las tablas poseen miles de filas, que hacen que sea muy difícil leerlas y entenderlas.
Una Tabla Dinámica es una tabla que resume a la Tabla, transformándose en un informe perfecto. Puede mostrar algunos datos u ocultarlos, como también puede sumar o promediar valores. En fin, responderá a una pregunta puntual que se realizó previamente.
¿Cuáles son las partes de una Tabla Dinámica?
La tabla dinámica tiene cuatro componentes básicos:
- Valores
- Filas
- Columnas
- Filtros
Los Valores (o Métricas)
Los valores se refieren a los datos que se quieren resumir. Normalmente son campos numéricos que se pueden contar, sumar o promediar. Por ejemplo, queremos sumar el total de las ventas.
Es importante resaltar que en vez del total, se podría mostrar el promedio, o el máximo, o el minino, o contar las ventas.
Y en vez de elegir las ventas se podrían seleccionar las unidades, los precios, o cualquier otra cosa.
Filas y Columnas (Dimensiones)
Las filas y las columnas son la manera en que puedo mostrar la información. Si quiero ver las cosas de manera vertical, se organiza por filas, si lo quiero ver de manera horizontal, se organiza por columnas. Estas dimensiones normalmente son campos de texto agrupables.
Por ejemplo, que agrupe las ventas de cada vendedor, o de cada cliente, o de cada ciudad, etc.
Filtros
Los filtros nos permiten limitar la tabla dinámica para que sólo se muestre ciertos datos.
Por ejemplo, que solo trabaje con las ventas de un vendedor, o de dos clientes solamente, o sólo de una ciudad, etc.
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¿Cómo se hace una tabla dinámica paso a paso con Hojas de Cálculo de Google?
Crear una tabla dinámica en Google Sheets es muy fácil. El secreto está en:
- Saber puntualmente la información resumida que queremos obtener.
- Desarrollar la destreza de elegir correctamente los componentes de la tabla dinámica.
Pasos a seguir:
- Nos tenemos que parar (o hacer clic) en alguna de las celdas de la base de datos para que Google Sheets identifique automáticamente el intervalo de datos que utilizará.
- Luego vamos a “Insertar” y finalmente en la opción “Tabla Dinámica”.
- Aparece el cuadro de diálogo de “Crear Tabla dinámica”. Para este ejemplo dejamos seleccionada la opción de “Nueva Hoja”, y damos clic en “Crear”. Importante: Es una buena práctica verificar que el intervalo deseado coincida con el que aparece en el campo “Intervalo de Datos”. Si no es así, desde ahí podemos modificarlo.
- El anterior paso nos crea una nueva hoja, nos lleva a ella y aparecen:
- Un panel nuevo a la derecha llamado “Editor de Tabla Dinámica”.
- Una Tabla Dinámica vacía a la izquierda, ya que todavía no hemos seleccionado ningún dato para incluir en ella.
- En las secciones “Filas”, “Columnas” y “Valores” de este panel damos clic en “Añadir”. Nos aparece un menú desplegable. Luego escogemos los campos (columnas) necesarias para realizar los cruces de datos y obtener información.
Ejemplos de Tablas Dinámicas
Seguidamente se muestran diferentes tablas dinámicas que surgen de la necesidad de responder algunas preguntas a la tabla presentada arriba.
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